GUIA DA SECRETÁRIA EXECUTIVA DO SILVEIRA DIAS ADVOCACIA

Este guia contém as atribuições da Secretária Executiva do Escritório Silveira Dias Advocacia, conforme estrutura organizacional estabelecida no CÓDIGO DO PROFISSIONAL SILVEIRA DIAS, acompanhadas de informações complementares e auxiliares ao bom desempenho dessa importante função.

Os Dez Mandamentos da Qualidade

1 – Ao acordar, não permita que algo que saiu errado ontem seja o primeiro tema do dia. No máximo, comente seus planos no sentido de tornar seu trabalho cada vez mais produtivo. PENSAR POSITIVO É QUALIDADE.

2 – Ao entrar no prédio de sua empresa, cumprimente cada um que lhe dirigir olhar, mesmo não sendo colega de sua área. SER EDUCADO É QUALIDADE.

3 – Seja metódico ao abrir seu armário, ligar seu terminal, disponibilizar os recursos ao redor. Comece relembrando as notícias de ontem. SER ORGANIZADO É QUALIDADE.

4 – Não se deixe envolver pela primeira informação de erro recebida de quem talvez não saiba de todos os detalhes. Junte mais dados que lhe permitam obter um parecer correto sobre o assunto. SER PREVENIDO É QUALIDADE.

5 – Quando for abordado por alguém, tente adiar sua própria tarefa, pois quem veio lhe procurar deve estar precisando bastante de sua ajuda e confia em você. Ele ficará feliz pelo auxílio que você possa lhe dar. SER ATENCIOSO É QUALIDADE.

6 – Não deixe de alimentar-se na hora do almoço. Pode ser até um pequeno lanche, mas respeite suas necessidades humanas. Aquela tarefa urgente pode aguardar mais 30 minutos. Se você adoecer, dezenas de tarefas terão que aguardar a sua volta, menos aquelas que acabarão por sobrecarregar seu colega. RESPEITAR A SAÚDE É QUALIDADE.

7 – Dentro do possível, tente se agendar (tarefas comerciais e sociais) para os próximos 10 dias. Não fique trocando datas a todo momento, principalmente a minutos do evento. Lembre-se de que você afetará o horário de vários colegas. CUMPRIR O COMBINADO É QUALIDADE.

8 – Ao comparecer em reuniões, leve tudo o que for preciso para a ocasião, principalmente suas ideias. E divulgue-as sem receio. O máximo que poderá ocorrer é não aceitá-la(s). Talvez mais tarde, em dois ou três meses, você tenha nova chance de mostrar que estava com a razão. Saiba esperar. TER PACIÊNCIA É QUALIDADE.

9 – Não prometa o que está além do seu alcance só para impressionar quem lhe ouve. Se você ficar devendo um dia, vai arranhar o conceito que levou anos para construir. FALAR A VERDADE É QUALIDADE.

10 – Na saída do trabalho, esqueça-o. Pense como vai ser bom chegar em casa e rever a família ou os amigos que lhe dão segurança para desenvolver suas tarefas com equilíbrio. AMAR A FAMÍLIA E OS AMIGOS É A MAIOR QUALIDADE

Dicas úteis – Comportamento

1 – Elegância em qualquer ocasião

Como se portar diante de situações, às vezes desagradáveis, do cotidiano profissional. Nossa rotina profissional muitas vezes é quebrada por situações que, se pudéssemos evitaríamos. Como não podemos controlar as coisas que ocorrem ao nosso redor, melhor é sabermos qual atitude mais adequada diante desses imprevistos.

2 – Morte de Colega

Se seu relacionamento com a pessoa que morreu era estreito, é sua obrigação comparecer ao velório e ao enterro e prestar solidariedade à família que sabia de sua proximidade com a pessoa e conta com seu apoio nessa hora difícil. Não é admissível que, ainda hoje, adultos aleguem não se sentirem estruturados para lidar com esse tipo de situação – desagradável, sem dúvida, mas tão natural quanto o nascimento de alguém. Se é esse seu caso, supere esse sentimento e seja adulto, solidário, educado.

3 – Morte de um cliente

Você não deve, necessariamente, comparecer a funeral e velório mas, de algum modo deve fazer que sua empresa seja representada. Envie uma coroa de flores ou um telegrama à família. Sua relação com o cliente era comercial, mesmo assim, seja solidário, faça-se presente.

4 – Doença de um Colega

Se seu colega está hospitalizado, faça-lhe uma visita. E lembre-se: visitas a hospitais devem ser breves – de dez a quinze minutos é o tempo ideal. Se a pessoa estiver em casa, já em fase de convalescença, telefone antes falando de sua visita, a qual também deve ser breve – entre quinze e trinta minutos.

5 – Nascimento de um filho de um colega do trabalho

Novamente sua atitude deve ser ditada de acordo com o relacionamento existente entre vocês. Uma sugestão é reunir os colegas do mesmo departamento e dar um presente para o bebê.

Fonte: Editora STS – Célia Leão

Como montar um bom Plano de Ação

1 – Por Que? Justificativa

Principalmente para Plano de Ação que promova mudanças, onde se apresentam as razões para a proposta.

2 – O Que? Objetivo

Todo Plano de Ação tem que ter um objetivo definido, aquilo que se pretende alcançar, que deve ser mensurável. Um bom objetivo, induzirá a um bom Plano de Ação e vice-versa.

3 – Como? Ações / Etapas / Atividades

Aqui se detalha tudo que será feito para atingir os objetivos. Os Planos são estratégicos quando indicam apenas diretrizes e operacionais, quando especificam cada fase, apontando como deve ser implementada.

4 – Quanto? Recursos Necessários

Toda ação envolve a aplicação de algum tipo de recurso, quer seja humano, tecnológico ou financeiro. Esta é a pergunta que, quando respondida e comparada com os objetivos, servirá de base para avaliação da validade do Plano de Ação.

5 – Quem? Responsável

Alguém precisa assumir a responsabilidade pela execução do Plano de Ação, ou de algumas de suas etapas.

6 – Quando? Prazo

É preciso prever o tempo do Plano de Ação. O prazo pode ser especificado em quantidade de dias/meses/anos ou datas limites para que determinada ação esteja concluída.

Cinco Elementos Críticos

Existem cinco componentes que distinguem claramente os bons dos maus comunicadores. Tais componentes são: Autoimagem, Saber Ouvir, Clareza de Expressão, Capacidade para Lidar com Sentimentos de Contrariedade (Irritação) e Autoabertura.

1 – Autoimagem ou Autoconceito

O fator isolado mais importante que afeta a comunicação entre pessoas é a sua autoimagem – a imagem que têm de si mesmas e das situações que vivenciam. Enquanto as situações podem variar em função do momento ou do lugar, as crenças que as pessoas possuem acerca de si próprias estão sempre determinando seus comportamentos na comunicação. O eu é a estrela em todo ato de comunicação. Cada um tem, literalmente, milhares de conceitos a respeito de si mesmo: quem é, o que significa para seu meio social, o que faz e não faz, o que valoriza, no que acredita. Estas autopercepções variam em clareza, precisão e importância de pessoa para pessoa. A Importância da Autoimagem. A autoimagem é o centro do universo do que ele é para ele, seu quadro referencial, sua realidade pessoal, o seu ponto de vista particular. É um visor através do qual ele percebe, ouve, avalia e compreende todas as coisas. É o seu filtro individual do mundo que o cerca.

A Baixa Autoimagem A autoimagem de uma pessoa afeta sua maneira de se comunicar com os outros. Um autoconceito forte, positivo, é necessário para haver interações seguras e satisfatórias. Por outro lado, uma baixa autoimagem, frequentemente modifica a percepção dos outros quanto a sua performance, o que gera sentimentos de insegurança no seu relacionamento interpessoal. Alguém que tenha a seu próprio respeito uma impressão negativa poderá encontrar dificuldades em conversar com outros, em se posicionar numa discussão ou reunião, em admitir que está errado, em expressar seus sentimentos, em aceitar críticas construtivas que lhe forem feitas ou em apresentar ideias diferentes das dos outros. Sua insegurança o leva a temer que deixem de apreciá-lo se discordar deles.

Formação de Autoimagem Da mesma forma que o auto conceito que alguém tem sobre si mesmo afeta sua capacidade de se comunicar, a comunicação que trava com outros modela também sua autoimagem. Uma vez que o homem é, antes de tudo, um ser social, ele forma os conceitos acerca do seu próprio eu a partir de suas experiências com outros seres humanos. O autoconceito constitui um fator crítico para que alguém seja um comunicador eficaz. Em essência, a autoimagem de um indivíduo é delineada pelas respostas dos outros às suas posturas e posicionamentos.

2 – Saber Ouvir

Toda a aprendizagem relativa à comunicação tem focalizado as habilidades de expressão oral e de persuasão. Até há bem pouco tempo dava-se pouca atenção à capacidade de ouvir. Esta ênfase exagerada dirigida para a habilidade de expressão levou a maioria das pessoas a subestimarem a importância da capacidade de ouvir, em suas atividades diárias de comunicação. O ouvir, naturalmente, é algo muito mais intricado e complicado do que o processo físico da audição, ou de escutar. A audição é um processo físico-biológico, enquanto que o ouvir implica num processo intelectual e emocional que integra dados (inputs) físicos, emocionais e intelectuais na busca de significados e de compreensão. O ouvir eficaz ocorre quando o “destinatário” é capaz de discernir e compreender o significado da mensagem do remetente. Só assim é atingido o objetivo da comunicação.

3 – Clareza de Expressão

Ouvir eficazmente é uma habilidade necessária e negligenciada na comunicação, porém muitas pessoas consideram igualmente difícil dizer aquilo que querem dizer ou expressar aquilo que sentem. É que, com frequência, elas presumem simplesmente que o outro compreende a sua mensagem, mesmo que sejam descuidadas ou confusas em sua fala. Parecem achar que as pessoas deveriam ser capazes de ler as mentes uns dos outros. E, esta suposição é uma das maiores barreiras ao êxito da comunicação humana. Uma Tábua “Mais Comprida”: Há o “caso” criado numa família quando o pai mandou que seu filho fosse ao depósito de madeira pegar uma tábua “mais comprida”. A criança pensou saber o que seu pai desejava e, obedientemente, dirigiu-se ao depósito, no entanto, a tábua “mais comprida” que trouxe ainda era curta, cerca de quarenta centímetros.

O pai ficou zangado e acusou o filho por sua “burrice” e por não tê-lo ouvido. Ele simplesmente presumira que, se ele sabia o que queria dizer por “mais comprida”, seu filho também saberia. Ele não se importara em comparar a sua interpretação com a de seu filho. O comunicador deficiente deixa que o ouvinte adivinhe o que ele quer dizer, partindo da premissa de que está, de fato, comunicando. Por sua vez, o ouvinte age de acordo com suas adivinhações. O resultado óbvio disto é um mal-entendido recíproco. Para se chegar a resultados ou objetivos planejados as pessoas precisam se comunicar satisfatoriamente. Um Comunicador Eficaz O indivíduo capaz de comunicar aos outros – de forma eficaz – aquilo que quer dizer, tem formado na mente uma imagem perfeita daquilo que está tentando expressar. Ao mesmo tempo ele pode esclarecer e detalhar aquilo que está dizendo. Ele demonstra boa receptividade ao “feedback” que lhe é dirigido e o utiliza para orientá-lo em seus esforços posteriores de comunicação.

4 – Capacidade de Lidar com Sentimentos de Contrariedade (irritação)

A incapacidade de alguém para lidar com manifestações de irritação e contrariedade resulta, com frequência, em curtos-circuitos na comunicação. Repressão Algumas pessoas “administram” sua irritação recalcando-a, pelo receio de que o outro possa reagir da mesma forma. Tais indivíduos tendem a pensar que a manifestação de uma reação emocional desfavorável resultará numa ruptura.

Eles podem sentir-se contrafeitos até mesmo quando os outros tão somente discordam deles. Expressão A exteriorização das emoções é importante para construir bons relacionamentos com os outros. As pessoas precisam expressar seus sentimentos de tal modo que eles influenciem, remodelem e modifiquem a si próprias e aos outros. Elas precisam aprender a expressar sentimentos de ira de forma construtiva e não destrutivamente. As seguintes orientações podem ser úteis:

Esteja alerta para suas emoções.
Admita suas emoções. Não ignore ou renegue.
Seja dono de suas emoções. Assuma responsabilidade pelo que fizer.
Investigue suas emoções. Não procure “vencer” uma discussão, ou “dar o troco”.
Relate suas emoções. A comunicação consistente significa uma combinação satisfatória entre o que você está dizendo e aquilo que está vivenciando.
Integre suas emoções, o seu intelecto e a sua vontade.
As emoções não devem ser reprimidas. Devem ser identificadas, observadas, relatadas e integradas. Aí então as pessoas podem fazer instintivamente os ajustamentos necessários.

5 – Autoabertura

É a capacidade de falar total e francamente a respeito de si mesmo – é necessária à comunicação eficaz. A pessoa não pode se comunicar com outro ou chegar a conhecê-lo a menos que se esforce pela autoabertura. Este, sem dúvida, é um processo recíproco. Quanto mais eu sei a seu respeito e quanto mais você sabe a meu respeito mais eficaz e mais eficiente será a nossa comunicação.

A Dinâmica da Confiança A dinâmica do medo pode ser substituída pela dinâmica da confiança. Ninguém está inclinado a se empenhar pela autoabertura numa situação ameaçadora. A autoabertura só tem lugar numa atmosfera de boa vontade. Às vezes, é necessário que uma pessoa assuma o risco de revelar-se para estimular boa vontade noutras pessoas. Confiança gera confiança, autoabertura gera autoabertura.

O comunicador eficaz é aquele que consegue criar um clima de confiança em que a abertura recíproca pode florescer. Resumindo, a comunicação eficaz tem por base estes cinco componentes: uma autoimagem adequada, a capacidade de ser ouvinte, a habilidade de expressar claramente os próprios pensamentos e ideias, a capacidade de lidar com emoções tais como a ira, de maneira funcional, e a disposição para se expor, para se revelar aos outros.

Atribuições e Comentários

1- Secretaria o Diretor Geral em suas demandas específicas

Secretariar é um tipo de assessoria, voltada para questões burocráticas e de organização de compromissos do Advogado Líder. Uma boa secretária tem sempre à mão uma agenda, na qual anota as providências que lhe são solicitadas, as informações que devem ser repassadas ao Advogado Líder, os compromissos dele que precisam ser previamente lembrados. A rotina diária de uma secretária inclui:

Acessar e-mails e redirecioná-los aos interessados ou responsáveis por seu prosseguimento;
Verificar na agenda as providências do dia e tomá-las pelos critérios de IMPORTÂNCIA e URGÊNCIA

IMPORTANTE é algo que requer providência mediata, porém planejada para que se alcance o objetivo pretendido. URGENTE é a providência imediata, para a qual nem sempre dispomos de tempo para planejar. Normalmente, o URGENTE é o IMPORTANTE que não foi realizado na hora devida. Evitar que isso ocorra é EFICÁCIA! Porém, em se tratando de escritório de advocacia serão SEMPRE URGENTES as intimações da justiça.

Periodicamente, a secretária deve:

Revisar as agendas de contatos (inclusive eletrônicos), atualizando-os, se necessário;
Organizar gavetas, armários e arquivos, promovendo o descarte de coisas inúteis e mantendo a ordenação e classificação dos itens armazenados;
Conferir o inventário da biblioteca
Efetuar levantamentos sobre atendimentos, ligações externas, etc, visando subsidiar a Diretoria Geral sobre a melhoria destes aspectos do escritório.
Para os advogados, os livros são um dos seus principais ativos; os preciosos bens a serviço dos profissionais. Catalogá-los e manter controle de sua saída e retorno à biblioteca é uma função essencial da Secretária eficiente.

2 – Recepcionar clientes, oficiais de justiça, fornecedores, etc, encaminhando-os ao advogado ou ao setor competente.

3- Atender as chamadas telefônicas, anotando os devidos recados

Em ambas atribuições está presente o fator mais crítico de um prestador de serviços: O ATENDIMENTO. Atualmente, entende-se por atendimento a relação interpessoal na qual se satisfaz a expectativa de alguém. É, portanto, algo que não pode dar errado NUNCA! Quando o atendimento é presencial, a postura, modos, expressões facial e corporal representam 70% do resultado. Os outros 30% ficam por conta das respostas efetivamente esperadas pelo cliente, que, dependendo da situação, não podem ser realmente aquelas que ele gostaria de obter. Mas, todos sabem que as saudações habituais, o olhar atento, o tom de voz equilibrado e amistoso se traduzem em satisfação daquele que está sendo atendido e, lembre-se:

Você nunca tem uma segunda chance de causar uma primeira boa impressão. Danuza Leão

Num escritório de advocacia, atende-se também a servidores da justiça e o bom atendimento que a eles for dispensado será essencial para o andamento dos processos patrocinados por seus advogados. O atendimento telefônico deve ser objetivo e , sempre, sempre, sempre deve ser anotado o seu resultado e a pessoa com quem se manteve a conversação. Uma secretária é constantemente requisitada para “lembrar” dia, hora e teor dos recados deixados por clientes.

4- Receber as correspondências, citações e intimações do Escritório, encaminhando-as aos advogados destinatários

5- Executar os serviços de acompanhamento de processos, fazendo a leitura do Diário Oficial e alimentando o software próprio

6- Organizar e manter sob controle o arquivo de demandas judiciais e extrajudiciais

7- Responsabilizar-se pela comunicação aos clientes do andamento de processos

8- Informar, na forma e periodicidade definidas pelo Advogado Líder, o andamento dos processos, prazos processuais das demandas, advogados designados, etc.

Estas atribuições são o coração da secretaria executiva de um escritório de advocacia. Como se sabe, a perda de um prazo judicial pode acarretar a perda do próprio direito, pela impossibilidade de defendê-lo, o que sem dúvida trará prejuízos para o cliente, para o profissional (ressarcimento por perdas e danos) e para a imagem do escritório junto ao mercado. Portanto, no momento de executar estas tarefas, são necessárias concentração absoluta e checagem de tudo que foi anotado, através de conferência após a tarefa. Uma boa dica para o controle do arquivo é o de fazer o inventário em EXCEL e, num campo próprio, fazer anotações das saídas, entradas ou da inserção de documentos nas pastas. Isto permite que, de sua estação de trabalho, a secretária preste informações ao Advogado Líder, sem necessidade de se deslocar ao arquivo. Além disso, o controle se torna eficiente, evitando extravios de processos e documentos. Note também que, para que os resultados sejam alcançados a Secretária precisa se COMUNICAR ADEQUADAMENTE, para que todos os envolvidos no processo tenham absoluta clareza do que é preciso ser feito.

“A qualidade não reside nas coisas nem nas pessoas, mas nas relações entre elas.”Rachel Regis

9- Controlar, sob a supervisão do Advogado Líder, o caixa do Escritório, agendando as despesas e receitas e efetuando a conferência bancária

10- Efetuar prestação de contas na periodicidade definida pelo Advogado Líder

11- Efetuar as compras de materiais

12- Atender os fornecedores do Escritório, quando lhe forem direcionados

Nestas atribuições estão contidas as principais rotinas administrativas do escritório e por envolverem recursos financeiros, requerem atenção redobrada, além de absoluta transparência. O controle financeiro propriamente dito deve ser feito estritamente de acordo com as orientações do Advogado Líder e qualquer anomalia precisa ser imediatamente comunicada. A gestão financeira é um conjunto de ações e procedimentos administrativos, envolvendo o planejamento, análise e controle das atividades financeiras da empresa, visando a maximizar os resultados econômicos – financeiros decorrentes de suas atividades operacionais e, se subdivide em:

Caixa: Efetuar os recebimentos e os pagamentos, controlando o saldo de caixa.
Contas a Receber: Controlar as contas a receber relativas a honorários pagos à vista e a prazo.
Contas a Pagar: Controlar as contas a pagar relativas às compras a prazo, impostos, despesas operacionais, e outras.

A senha bancária é algo de extrema responsabilidade e não pode ser compartilhada com ninguém. Certifique-se de que não há possibilidade de alguém próximo ao computador “pescar” a senha na hora em que estiver acessando o banco. Para a gestão administrativa a palavra chave é SUPERVISÃO. Nela estão contidas as funções de inspeção, coordenação, acompanhamento e orientação.

Tudo começa com um bom PLANO DE AÇÃO do que precisa ser feito, com a identificação do responsável e os prazos que devem ser observados, recursos necessários, etc. Um Plano de Ação é uma ferramenta simples e que pode (e deve) ser utilizada sempre que desejamos implementar mudanças, melhorias ou simplesmente, estabelecer um planejamento de manutenção de determinada tarefa, com metas mais desafiadoras. Além disso, todo Plano de Ação deve prever o seu próprio feedback, ou seja, o modo como será feito o acompanhamento de sua execução e do atingimento de seus objetivos.

São os ITENS DE CONTROLE ou VERIFICAÇÃO, que, quando dispostos formalmente, constituem o Sistema de Controle. Em seguida, passa-se as instruções da tarefa e através de inspeções periódicas, de rotina e aleatórias, faz-se o acompanhamento, corrigindo as falhas tempestivamente. Muito importante nesta fase é identificar as CAUSAS da falhas, pois muitos administradores perdem-se combatendo os EFEITOS que, por não terem sido atacados na origem (causa), tornam-se repetitivos e prejudicam os resultados esperados. Faça um pequeno roteiro de trabalho da ASG e, juntamente com ela, analise o que pode ser aperfeiçoado no trabalho, visando a melhor organização do ambiente do escritório.

Voltar